1. Một buổi sáng quen thuộc ở văn phòng

8 giờ sáng, chị Lan – trưởng phòng nhân sự – mở laptop. Bảng Excel tuyển dụng có 120 dòng ứng viên. Trên Zalo, nhóm chat HR tràn ngập tin nhắn từ tối qua. Email có 37 thư chưa đọc.

Một ứng viên đã qua vòng phỏng vấn nhưng chưa nhận được thư mời làm việc. Lan nhớ là hôm trước có ai đó nhắc trong nhóm chat, nhưng giờ không thể tìm lại. File Excel thì thiếu cột “Ngày gửi Offer”. Lịch phỏng vấn thì nằm ở Google Calendar.

Thông tin nằm ở khắp nơi, nhưng không nơi nào là “sự thật duy nhất”. Và thế là, một ứng viên tiềm năng rời đi, vì trải nghiệm tuyển dụng rời rạc.

2. Kaizen – từ nhà máy Nhật Bản đến văn phòng số

Khái niệm “Kaizen” ra đời ở Nhật sau Thế chiến II, khi Toyota cạnh tranh với Detroit. Thay vì tìm một “phát minh lớn” để thay đổi cuộc chơi, Toyota tập trung vào những cải tiến nhỏ nhưng không ngừng:

  • 5S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng.
  • PDCA: Lập kế hoạch – Thực thi – Kiểm tra – Điều chỉnh.
  • Gemba: Quản lý phải xuống tận hiện trường, nơi công việc thật sự diễn ra.
  • Andon cord: Bất kỳ công nhân nào cũng có quyền kéo dây báo lỗi, dừng cả dây chuyền để sửa sai.

Trong thập niên 70–80, Kaizen đưa Toyota vượt mặt Detroit, mở ra kỷ nguyên “chất lượng Nhật Bản”. Và từ đó, Kaizen lan rộng ra toàn cầu – trở thành triết lý quản trị được giảng dạy tại Harvard, INSEAD, và áp dụng ở nhiều tập đoàn lớn như Nestlé, Bosch, hay General Electric.

Ngày nay, các doanh nghiệp Việt cũng muốn Kaizen: cải tiến liên tục để cạnh tranh trong một thị trường thay đổi từng ngày. Nhưng môi trường đã khác: “dây chuyền sản xuất” giờ chính là dòng chảy dữ liệu và giao tiếp số.

3. Nghiên cứu: nút thắt của chuyển đổi số ở Việt Nam

Theo báo cáo IDC (2023), 70% doanh nghiệp Việt đang triển khai chuyển đổi số, nhưng hơn 60% gặp trở ngại sau 6–12 tháng. Nguyên nhân: hệ thống không cho phép cải tiến liên tục.

PwC (2022) chỉ ra: nhân viên văn phòng lãng phí trung bình 2 giờ/ngày để tìm lại dữ liệu hoặc nhập lại thông tin ở nhiều phần mềm khác nhau. Trong SME Việt Nam, khảo sát Bộ KH&CN (2022) cho thấy:

  • 65% doanh nghiệp phải dùng 4–6 phần mềm để vận hành.
  • 70% nhân sự phàn nàn rằng thông tin quan trọng thường “bị trôi” trong chat nhóm.

Điều đó đi ngược hoàn toàn với tinh thần Kaizen: thay vì cải tiến liên tục, doanh nghiệp bị mắc kẹt trong rừng app rời rạc.

4. Hộp đen của chat: khi hiện trường bị che giấu

Trong triết lý Kaizen, Gemba có nghĩa là “đi xuống hiện trường”. Nhưng trong môi trường số, hiện trường không còn là nhà máy, mà là các đầu việc (Object): hợp đồng, phiếu thu, ticket CSKH, dự án.

Vấn đề ở chỗ: phần lớn giao tiếp về các đầu việc này lại bị “bỏ quên” trong chat riêng. Sale trao đổi với kế toán trên Zalo. Designer bàn bạc với PM trên Messenger. CEO chỉ nghe báo cáo cuối tuần.

Kết quả: mọi trao đổi công việc biến thành “hộp đen” – lãnh đạo không thấy, hệ thống không ghi nhận, và cải tiến trở nên bất khả thi.

5. Gemba số: chat ngay trên đầu việc

Giải pháp của Gemba trong kỷ nguyên số là: đưa hiện trường lên màn hình, ngay tại đầu việc.

  • Khi hợp đồng được tạo, mọi chat liên quan đều nằm ngay trên Object Hợp đồng.
  • Khi ticket CSKH phát sinh, kỹ thuật viên, CSKH, và quản lý đều trò chuyện trong Object Ticket đó.
  • Khi dự án triển khai, toàn bộ trao đổi – từ file thiết kế đến comment – đều tập trung trong Object Dự án.

Không còn hộp đen. Không còn thông tin bị trôi. Mọi quyết định, mọi trao đổi đều gắn liền với công việc, minh bạch cho tất cả.

Đó chính là Gemba số – hiện trường không còn nằm ở nhà máy, mà ở chính mỗi Object số hóa.

6. Lối đi thứ tư: nền tảng thiết kế phổ quát

Doanh nghiệp Việt hiện kẹt giữa ba con đường:

  1. Phần mềm đóng gói: tiện lợi ban đầu, nhưng nhanh chóng “đụng trần”.
  2. Phần mềm rời rạc: mỗi phòng ban một app, tích hợp chắp vá.
  3. ERP quốc tế: chi phí triệu đô, triển khai 1–2 năm, xa vời với SME.

Nghiên cứu của Gartner (2022) dự đoán: 75% ứng dụng doanh nghiệp mới đến 2026 sẽ được xây bằng no-code/low-code.
Đây chính là “lối đi thứ tư”: một nền tảng thiết kế phổ quát, cho phép doanh nghiệp tự định nghĩa Object, Workflow, Field, Automation – như Lego lắp ghép – và quan trọng nhất là cải tiến liên tục.

7. Case study: Luklak – Kaizen số của doanh nghiệp Việt

Một ví dụ điển hình là Luklak, nền tảng no-code/low-code do người Việt phát triển.

  • Universal Object: mọi dữ liệu – khách hàng, hợp đồng, phiếu thu, dự án – được gom về chuẩn chung.
  • Workflow & Automation: quy trình dựng nhanh bằng kéo thả, tự động hóa theo Trigger → Condition → Action.
  • Object Chat: mỗi Object có kênh chat riêng, biến “Andon cord” thành hiện thực số. Khi có vấn đề, bất kỳ ai cũng có thể nhắn ngay trong Object và hệ thống phản hồi tức thì.
  • UQL & Dashboard: CEO có thể truy vấn toàn bộ doanh nghiệp theo ngôn ngữ dữ liệu: “Khách hàng Hà Nội đã đặt cọc nhưng chưa ký hợp đồng?”

Trường hợp thực tế: Công ty nội thất của anh Nam sau khi áp dụng Luklak:

  • Lead từ Facebook tự thành Object Khách hàng.
  • Sale hẹn lịch, hệ thống tự mời Designer vào Google Calendar.
  • Khách thanh toán, hệ thống auto tạo hợp đồng QR + dự án + báo cáo realtime.
  • Mọi trao đổi giữa Sale, Kế toán, Designer diễn ra ngay trong Object Hợp đồng.

→ Thời gian chốt hợp đồng giảm 50%, sai sót gần như biến mất, nhân viên tiết kiệm 40% việc lặp lại.

8. Kết luận: Kaizen số – từ triết lý đến thực tiễn Việt Nam

Kaizen từng giúp Nhật Bản bứt phá khỏi Detroit bằng những cải tiến nhỏ. Hôm nay, Kaizen số có thể giúp doanh nghiệp Việt thoát khỏi “rừng phần mềm” và “hộp đen chat”, để tiến lên bằng những cải tiến nhỏ nhưng liên tục.

Luklak chỉ là một ví dụ cho lối đi thứ tư này.
Và khi Kaizen gặp nền tảng số, cải tiến không còn là khẩu hiệu – mà trở thành dòng chảy hằng ngày trong từng hợp đồng, từng dự án, từng tin nhắn.