HRM
Requests & Approvals
Chức năng “Quản lý Bán hàng (Sale Process)” được thiết kế để số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng
335
46
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
2. Chức năng
[/slider_itemQuản lý các cuộc hẹn (online/offline) với khách hàng, phân biệt lịch hẹn cho khách mới và khách bán thêm
Khách Hàng
Đối tượng chính, lưu trữ thông tin, lịch sử tương tác, tracking marketing và tổng hợp doanh thu (cả lần đầu và bán thêm)
Cơ Hội
Ghi nhận một cơ hội bán hàng cụ thể với các thông tin cơ hội bán hàng cụ thể, phân biệt cơ hội mới và cơ hội bán thêm
2.1. Loại việc & Luồng nghiệp vụ
| Tên | Mô tả ngắn |
| Khách Hàng | Đối tượng chính, lưu trữ thông tin, lịch sử tương tác, tracking marketing và tổng hợp doanh thu (cả lần đầu và bán thêm). |
| Cơ Hội | [Loại việc con của Khách Hàng]. Ghi nhận một cơ hội bán hàng cụ thể với các thông tin cơ hội bán hàng cụ thể, phân biệt cơ hội mới và cơ hội bán thêm |
| Lịch Hẹn | [Loại việc con của Khách Hàng]. Quản lý các cuộc hẹn (online/offline) với khách hàng, phân biệt lịch hẹn cho khách mới và khách bán thêm |
2.2. Mối quan hệ giữa các Loại việc
| Quan hệ | Mô tả |
| Khách Hàng – Cơ Hội | Một Khách Hàng có thể có nhiều Cơ Hội bán hàng khác nhau. |
| Khách Hàng – Lịch Hẹn | Một Khách Hàng có thể có nhiều Lịch Hẹn trong suốt quá trình chăm sóc. |
2.3. Vai trò
| Vai trò | Mô tả | Phân Quyền & Thông báo |
| Sales Executive | Nhân viên kinh doanh trực tiếp, chịu trách nhiệm chính trong việc chăm sóc và bán hàng cho khách hàng được phân công. | Phân quyền: Được tạo, xem, cập nhật các Đầu việc (Khách hàng, Cơ hội, Lịch hẹn) do mình phụ trách. Thông báo: Nhận thông báo về các cập nhật liên quan đến các Đầu việc của mình. |
| Sale Manager | Quản lý đội ngũ kinh doanh, theo dõi hiệu suất, phân bổ khách hàng và xem báo cáo tổng thể. | Phân quyền: Toàn quyền xem, tạo, sửa, xóa trên tất cả các Đầu việc trong chức năng. Thông báo: Nhận các thông báo quan trọng như khách hàng được chốt thành công, hoặc các báo cáo định kỳ. |
| Marketing Coordinator | Phối hợp giữa Marketing và Sales, theo dõi chất lượng và nguồn của khách hàng tiềm năng. | Phân quyền: Quyền xem tất cả các Đầu việc để đánh giá và báo cáo. Có thể được cấp quyền cập nhật một số trường liên quan đến marketing. Thông báo: Nhận thông báo khi có khách hàng mới hoặc các cập nhật liên quan đến nguồn khách hàng. |
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
B. LOẠI VIỆC & NGHIỆP VỤ
1. Danh sách Loại việc
1.1. Khách hàng
-
- Mô tả nghiệp vụ: Lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, từ thông tin liên hệ, nguồn marketing, cho đến lịch sử giao dịch và tổng hợp doanh thu qua các lần mua.
- Ví dụ: Công ty ABC liên hệ qua landing page “Sự kiện tháng 10”, Sale tạo Đầu việc Khách Hàng “Công ty ABC” với UTM Source và Program tương ứng.
- Luồng tiến trình:
KHÁCH MỚI → XỬ LÝ SƠ → TƯ VẤN → HẸN GẶP → CƠ HỘI → THÀNH CÔNG
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
DỮ LIỆU LOẠI, TẠM DỪNG, ĐÓNG THẤT BẠI
- Chi tiết các Trạng thái:
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|
Sale tiếp nhận thông tin khách hàng mới từ các nguồn, trạng thái chờ xử lý | |
|
Sale đã tiếp nhận và đang tiến hành các bước xác minh, phân loại ban đầu. | Nhập liệu: Mức độ quan tâm, Nhu cầu chính. |
|
Sale tiến hành liên hệ, tư vấn, tìm hiểu nhu cầu chi tiết của khách hàng. | |
|
Sale đặt lịch hẹn thành công với khách hàng để tư vấn sâu hơn hoặc demo sản phẩm. | Tự động hoá: Kích hoạt quy tắc “Tạo Lịch Hẹn” để tạo Đầu việc con Lịch Hẹn tương ứng. |
|
Khách hàng có nhu cầu rõ ràng và tiềm năng mua hàng cao, Sale chuyển sang giai đoạn tạo cơ hội bán hàng. | Tự động hoá: Kích hoạt quy tắc “Tạo Cơ Hội” để tạo Đầu việc con Cơ Hội.
Nhập liệu: Mức độ quan tâm, Ngân sách dự kiến, Nhu cầu chính, Ghi chú quan trọng |
|
Khách hàng đồng ý mua hàng/ký hợp đồng. Ghi nhận doanh thu. | Nhập liệu: Tổng doanh thu |
|
Khách hàng không phù hợp, thông tin rác, trùng lặp. Kết thúc quy trình. | Phân quyền: Sale Manager. Nhập liệu: Lý do loại dữ liệu. |
|
Khách hàng tạm thời chưa có nhu cầu, cần chăm sóc lại sau. | Nhập liệu: Lý do tạm dừng, Nhắc việc |
|
Khách hàng từ chối mua hàng. Kết thúc quy trình. | Nhập liệu: Nguyên nhân thất bại. |
- Màn hình trường dữ liệu:
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
| Thông tin chung – 6 | Tên khách hàng (DÒng chữ), Công Ty (Dòng chữ), Chức Vụ (Dòng chữ), Địa chỉ (Dòng chữ), Ngành Nghề (Sổ xuống chọn một), Loại hình đăng ký (Sổ xuống chọn một) | – Loại hình: Dân dụng, Thương mại |
| Thông tin liên hệ – 3 | Người liên hệ, Số điện thoại, Email | |
| Phân loại, Nguồn – 7 | Nguồn Khách Hàng (Chọn một Đầu việc), Chương trình (Chọn một Đầu việc), UTM source (Dòng chữ), UTM program (Dòng chữ), Mức độ quan tâm (Sổ xuống chọn một), Nhu cầu chính, Ghi chú quan trọng | |
| Lịch sử & Tương tác | Sales cũ phụ trách (Chọn một người), Lịch sử chăm sóc (Đoạn văn bản), Số lịch hẹn (Khách mới) (Số nguyên), Số lịch hẹn (Bán thêm) (Số nguyên) | |
| Tài chính | Ngân sách dự kiến (Số thập phân), Số lần bán thêm (Số thập phân), Số tiền chốt thêm (Số thập phân), Tổng doanh thu (Số thập phân) | Tổng doanh thu sẽ được tự động cập nhật từ các Cơ Hội thành công. |
| Trạng thái xử lý | Lý do loại dữ liệu (Dòng chữ), Lý do tạm dừng (Đoạn văn bản), Nguyên nhân thất bại (Đoạn văn bản), Thu hồi khách (Hộp kiểm đơn) | Các trường ghi nhận lý do khi khách hàng rơi vào các trạng thái kết thúc hoặc tạm dừng. |
Item 1
Nội dung 1
Item 2
Nội dung 2
1.2. Cơ hội
- Mô tả nghiệp vụ: [Loại việc con của Khách Hàng]. Ghi nhận một cơ hội bán hàng cụ thể, theo dõi chi tiết quá trình từ báo giá, đàm phán đến khi ký hợp đồng.
-
- Mô tả nghiệp vụ: [Loại việc con của Khách Hàng]. Ghi nhận một cơ hội bán hàng cụ thể, theo dõi chi tiết quá trình từ báo giá, đàm phán đến khi ký hợp đồng.
- Ví dụ: Sale tạo Cơ Hội “Cung cấp 10 laptop cho phòng Marketing” cho Khách hàng ABC. Sale tạo Cơ Hội “Tư vấn gói giải pháp phần mềm” cho Khách hàng XYZ.
- Luồng tiến trình:
CƠ HỘI MỚI → TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN → ĐÀM PHÁN → CHỐT THÀNH CÔNG
↓ ↓ ↓ ↓
ĐÓNG THẤT BẠI
- Chi tiết các Trạng thái:
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|
Ghi nhận cơ hội mới với các thông tin ban đầu về sản phẩm, dịch vụ khách hàng quan tâm. | |
|
Sale gửi báo giá, tư vấn giải pháp cho khách hàng. | Nhập liệu: File Báo Giá, Tổng tiền |
|
Hai bên tiến hành thương lượng, đàm phán về giá cả và các điều khoản hợp đồng. | Nhập liệu: Ghi chú quan trọng, Tỷ lệ thành công |
|
Cơ hội bán hàng thành công. Doanh thu sẽ được cập nhật lên Đầu việc Khách hàng cha. | Tự động hoá: 1. Chuyển trạng thái Khách hàng cha sang “THÀNH CÔNG”. 2. Cập nhật “Tổng doanh thu” của Khách hàng cha. 3. Nếu “Loại Cơ Hội” là “Bán thêm”, cập nhật “Số lần bán thêm” & “Số tiền chốt thêm”. |
|
Khách hàng từ chối. Kết thúc cơ hội. | Nhập liệu: Lý do thất bại |
- Màn hình trường dữ liệu:
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
| Thông tin cơ hội | Tên cơ hội (Dòng chữ), Sản Phẩm/Dịch Vụ (Sổ xuống chọn nhiều), Tỷ lệ thành công (Số thập phân), Ghi chú quan trọng (Đoạn văn bản), UTM source (Dòng chữ), UTM program (Dòng chữ) | Các thông tin cốt lõi của một cơ hội bán hàng.
Sản phẩm/Dịch vụ : Tư vấn thiết kế, Sửa chữa, Mua đồ nội thất |
| Thông tin tài chính | Tổng tiền, File Báo Giá, % chiết khấu áp dụng | Quản lý các vấn đề liên quan đến giá trị hợp đồng. |
| Trạng thái xử lý | Lý do thất bại |
1.3. Lịch hẹn
-
- Mô tả nghiệp vụ: [Loại việc con của Khách Hàng]. Dùng để quản lý các cuộc hẹn với khách hàng, giúp nhân viên sắp xếp công việc và ghi nhận kết quả sau mỗi cuộc gặp.
- Ví dụ: Lịch hẹn “Demo sản phẩm CRM” với khách hàng ABC. Lịch hẹn “Gặp gỡ trao đổi yêu cầu” với anh Nguyễn Văn A.
- Luồng tiến trình:
ĐẶT LỊCH → XÁC NHẬN → HOÀN THÀNH
↓
DỜI LỊCH, ĐÓNG HỦY
- Chi tiết các Trạng thái:
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|
Lên lịch hẹn với khách hàng với các thông tin cơ bản. | |
|
Sale đã xác nhận lại lịch hẹn với khách hàng. | nhập liệu: Hình thức, Ngày Giờ Hẹn, Thời lượng, Địa điểm/ Link tham dự |
|
Cuộc hẹn đã kết thúc. Cập nhật kết quả và các bước tiếp theo. | Nhập liệu: Kết quả cuộc hẹn, Bước Tiếp Theo Tự động hoá: Cập nhật trường “Số lịch hẹn (Khách mới)” hoặc “Số lịch hẹn (Bán thêm)” trên Khách hàng cha, dựa vào giá trị trường “Loại Lịch Hẹn”. |
|
Lịch hẹn được dời sang thời gian khác. | Nhập liệu: Lý do dời lịch |
|
Lịch hẹn bị hủy bởi một trong hai bên. | Nhập liệu: Lý do hủy bỏ. |
- Màn hình trường dữ liệu:
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
| Thông tin lịch hẹn | Loại Cuộc Hẹn (sổ xuống chọn một), Ngày Giờ Hẹn, Thời lượng (số thập phân), Hình thức (sổ xuống chọn một), Địa điểm/ Link tham dự (dòng chữ), UTM source (dòng chữ), UTM program (dòng chữ) | Các thông tin cần thiết để tổ chức một cuộc hẹn. |
| Kết quả cuộc hẹn | Kết quả cuộc hẹn, Bước tiếp theo, Lý do dời lịch, Lý do hủy bỏ, Link record, Tóm tắt cuộc họp |
2. Mối quan hệ & tham chiếu giữa các Loại việc
2.1. Loại việc Cha – con
| Quan hệ Cha – Con | Mô tả |
| Khách Hàng => Cơ Hội | Mỗi cơ hội bán hàng phải thuộc về một khách hàng cụ thể. |
| Khách Hàng => Lịch Hẹn | Mỗi lịch hẹn phải được gắn với một khách hàng để theo dõi. |
2.2. Kết nối Loại việc
| Loại Kết nối | Mô tả |
| Khách hàng đa nguồn : Khách Hàng <=> Khách Hàng | Dùng để kết nối các khách hàng có liên quan với nhau (ví dụ: cùng một công ty nhưng nhiều người liên hệ, hoặc khách hàng đăng ký từ nhiều nguồn khách khác nhau). |
2.3. Trường chọn Đầu việc
| Trường | Tham chiếu | Mô tả |
| Khách Hàng / Nguồn Khách Hàng | Loại việc tham chiếu đến: Nguồn Marketing Điều kiện lọc: Chỉ hiển thị các Đầu việc thuộc chức năng Marketing. |
Giúp ghi nhận khách hàng đến từ chiến dịch hoặc kênh marketing nào. |
| Khách Hàng / Chương trình | Loại việc tham chiếu đến: Chương trình Marketing | Tự động cập nhật dựa trên nguồn khách hàng để biết khách hàng này thuộc chương trình nào. |
C. TỰ ĐỘNG HOÁ
1. Quy tắc trên luồng tiến trình
| Kích hoạt | Hành động |
| 1. Khách Hàng / HẸN GẶP | Hành động tự động: Tạo Đầu việc con loại “Lịch Hẹn”. |
| 2. Khách Hàng / CƠ HỘI | Hành động tự động: Tạo Đầu việc con loại “Cơ Hội”. |
| 3. Cơ Hội / CHỐT THÀNH CÔNG | Hành động tự động: 1. Chuyển trạng thái Đầu việc Khách Hàng cha sang “THÀNH CÔNG”. 2. Cộng dồn giá trị “Tổng tiền” vào “Tổng doanh thu” của Khách hàng cha. 3. Rẽ nhánh: Nếu “Loại Cơ Hội” = “Bán thêm”, tăng giá trị “Số lần bán thêm” lên 1 và cộng dồn “Tổng tiền” vào “Số tiền chốt thêm” của Khách hàng cha. |
| 4. Lịch hẹn / HOÀN THÀNH | Hành động tự động: 1. Nếu “Loại Lịch Hẹn” = “Khách mới”, tăng giá trị “Số lịch hẹn (Khách mới)” của Khách hàng cha lên 1. 2. Nếu “Loại Lịch Hẹn” = “Bán thêm”, tăng giá trị “Số lịch hẹn (Bán thêm)” của Khách hàng cha lên 1. |
2. Hành động trên Đầu việc
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
| 5. Tạo Lịch Hẹn | Khách Hàng / “Tạo Lịch Hẹn” | Màn hình nhập liệu: Loại Cuộc Hẹn, Ngày Giờ Hẹn, Hình thức, Địa điểm/ Link tham dự. Hành động: Tạo Đầu việc con loại “Lịch Hẹn” với các thông tin đã nhập. |
| 6. Tạo Cơ Hội | Khách Hàng / “Tạo Cơ Hội” | Màn hình nhập liệu: Tên cơ hội, Sản Phẩm/Dịch Vụ Hành động: Tạo Đầu việc con loại “Cơ Hội” với “Loại Cơ Hội” = “Bán thêm” và sao chép các trường UTM. |
3. Quy tắc chạy ngầm
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
| 7. Cập nhật doanh thu KH lên nguồn MKT | Khi trường “Tổng doanh thu” trên Đầu việc Khách Hàng được cập nhật. | Luồng thực thi: Chuyển sang Đầu việc ở trường “Nguồn Khách Hàng”. Hành động: Cập nhật lại trường “Doanh thu mang lại” trên Đầu việc Nguồn Marketing bằng cách tính tổng doanh thu của tất cả các khách hàng liên quan. |
| 8. Cập nhật KH vào nguồn MKT | Khi một Đầu việc Khách Hàng mới được tạo. | Luồng thực thi: Chuyển sang Đầu việc ở trường “Nguồn Khách Hàng”. Hành động: Bổ sung Khách hàng mới này vào trường “Danh sách khách hàng” (dạng chọn nhiều Đầu việc) trên Đầu việc Nguồn Marketing và cập nhật lại số lượng khách hàng. |
| 9. Cập nhật trường chương trình | Khi một Đầu việc Khách Hàng được tạo hoặc trường “Nguồn Khách Hàng” được cập nhật. | Hành động: Tự động lấy thông tin Đầu việc cha của “Nguồn Khách Hàng” (tức là Đầu việc “Chương trình Marketing”) và cập nhật vào trường “Chương trình” của Khách hàng. |
| 10. Tự động thu hồi khách | Chạy định kỳ mỗi ngày. | Điều kiện: Lọc ra các Đầu việc Khách Hàng có Trạng thái = “KHÁCH MỚI” VÀ (Thời gian hiện tại – Ngày tạo) > 2 giờ. Hành động: 1. Cập nhật trường “Sales cũ phụ trách”. 2. Gán lại Người làm cho Sale Manager hoặc một nhóm Sale khác theo cơ chế chia đều (round-robin). 3. Gửi tin chat vào Đầu việc thông báo về việc thu hồi. Cách làm: Sử dụng GG Calendar để tạo event mỗi khi có khách mới, khi Event kết thúc (sau 1 tiếng) check khách đó trên Luklak theo điều kiện -> Thu hồi |
| 11. Lấy link cuộc họp và tóm tắt cuộc họp | Khi cuộc họp với khách hoàn thành | Đẩy thông tin về link docs chứa trao đổi toàn bộ cuộc họp
Cập nhật tóm tắt của cuộc họp |
4. Kết nối app ngoài
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
| 12. [Jotform] Khách hàng từ Jotform | Webhook từ Jotform khi có người điền form đăng ký. | Hành động: Tìm kiếm xem khách hàng (dựa trên SĐT) đã tồn tại chưa.
|
| 13. [Subiz Tạo khách hàng từ Subiz] | Webhook từ Subiz khi có khách liên hệ tìm hiểu | Hành động: Tìm kiếm xem khách hàng (dựa trên SĐT) đã tồn tại chưa.
|
| 14. [Google Calendar/n8n] Tạo lịch hẹn Google Calendar | Khi một Đầu việc Lịch Hẹn được tạo. | Hành động: Gửi HTTP Request đến n8n. Luồng thực thi (n8n): Tạo một sự kiện trên Google Calendar với thông tin từ Lịch Hẹn và gửi email mời cho khách hàng. Sau đó gọi lại webhook của Luklak để cập nhật link Google Meet vào trường “Địa điểm/Link tham dự”. |
| 15. [Google Calendar/n8n] Cập nhật Link GG Meet | Nhận Webhook từ n8n sau khi đã tạo sự kiện thành công. | Hành động: Cập nhật trường “Địa điểm/Link tham dự” trên Đầu việc Lịch Hẹn với link Google Meet. |
| 16. [etelecom/n8n] Lấy thông tin cuộc gọi + AI phân tích dữ liệu cuộc gọi | Người dùng chọn Hành động trên Đầu việc: Lấy thông tin cuộc gọi | Hành động: gọi tới API của etelecom để xử lý thông tin log cuộc gọi -> AI xử lý đánh giá -> trả về Luklak |
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
LAIKA system blueprint title
Build a unified & universal system that works for your business, not the other way around.
This is a Scalable Example: The structure shown here is for demonstration purposes. You can add, remove, or rename any 📂 Area, ⏹️ Space, 📋 Function, or 🧊 Object to perfectly tailor the system to your company’s unique workflow.
LAIKA system blueprint H2
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
Tổng quan
Luồng quản lí vận hành làm khách toàn diện từ đăng kí đến mua thêm
Vấn đề giải quyết
Chuyển giao công việc thông suốt, tự động chia khách, thu hồi khách và quản lí triển khai dịch vụ
